Dernek Faaliyetlerine İlişkin Aydınlatma Metni
KVKK kapsamındaki aydınlatma metinleri ve başvuru formu
GÖRÜNTÜLENEN BELGE
1880 İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ HUKUK FAKÜLTESİ MEZUNLARI DERNEĞİ Dernek Faaliyetleri Kapsamında Kişisel Verisi İşlenen İlgili Kişilere Yönelik Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Aydınlatma Metni
1. Veri Sorumlusu
Unvan | 1880 İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi Mezunları Derneği |
Kütük Numarası | 34-299-073 |
Adres | BURHANİYE MAH. NEŞETBEY – SOKAK Dış Kapı No:12 İç Kapı No: 5 ÜSKÜDAR/İSTANBUL/ TURKIYE |
Telefon | 05436748409 |
E-Posta | |
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) | Varsa Dernek KEP adresi yazılmalıdır |
1880 İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi Mezunları Derneği (“Dernek” veya “İÜHFMD”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) “Veri Sorumlusunun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ uyarınca; üyelerimizi, üye adaylarımızı, etkinlik/mentorluk/kariyer/burs ve yardım süreçlerine katılan kişileri, bağışçı ve sponsorlarımızı, gönüllülerimizi ve Dernek ile iletişime geçen diğer ilgili kişileri, veri sorumlusu sıfatıyla işlediğimiz kişisel verileri hakkında bilgilendirmek amacıyla bu Aydınlatma Metni hazırlanmıştır.
- HANGİ KİŞİSEL VERİLERİNİZİ İŞLİYORUZ?
Dernek ile ilişkinizin ve yürütülen faaliyetin niteliğine göre; basılı veya elektronik başvuru/kayıt formları, internet sitesi, e-posta ve diğer iletişim kanalları, üyelik ve karar kayıtları, banka ve ödeme kayıtları, etkinlik kayıtları, dilekçe ve başvurular, ilgili kişi tarafından sunulan bilgi ve belgeler ile yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından gelen bildirimler aracılığıyla tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle aşağıdaki kişisel verileriniz işlenebilmektedir:
Kimlik Verisi: Ad, soyad, T.C. kimlik numarası veya yabancı kimlik/vatandaşlık numarası, doğum tarihi, cinsiyet, imza ve kimliğin doğrulanması için gerekli diğer bilgiler.
İletişim Verisi: Telefon numarası, e-posta adresi, yerleşim yeri adresi ve Dernek ile iletişim kapsamında paylaşılan iletişim bilgileri.
Eğitim ve Mesleki Deneyim Verisi: İstanbul Üniversitesi Hukuk Fakültesi mezuniyet/öğrencilik bilgileri, lisansüstü eğitim bilgileri, akademik görev bilgileri, mezuniyet yılı, mesleki durum, özgeçmiş ve kariyer/mentorluk süreçlerinde gerekli olması halinde mesleki deneyim bilgileri.
Finans Verisi: Giriş ücreti ve aidat ödeme bilgileri, banka/IBAN bilgileri, ödeme tarihi ve tutarı, bağış/yardım/sponsorluk ödemeleri, dekont ve alındı belgesi bilgileri ile muhasebe kayıtlarına konu finansal bilgiler.
Dernek Üyeliği Verisi: Üyelik başvurusu, üyelik türü/kategorisi, üyelik numarası, üyeliğe kabul veya ret bilgisi, üyeliğe giriş-çıkış/askıya alma tarihleri, organ ve komisyon görevleri, genel kurul katılım ve oy hakkı durumu ile üyelik ilişkisinin yürütülmesine ilişkin kayıtlar.
Hukuki İşlem Verisi: Üyelik itirazları, savunma ve disiplin kayıtları, genel kurul/yönetim kurulu kararlarına ilişkin kayıtlar, ihtar ve bildirimler, dava/icra/arabuluculuk dosyaları ile yetkili kurum taleplerine ilişkin bilgi ve belgeler.
Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Dernek tarafından düzenlenen veya katılım sağlanan etkinliklerde elde edilen fotoğraf, video ve ses kayıtları.
İşlem Güvenliği Verisi: İnternet sitesi ve elektronik başvuru altyapılarının kullanımı sırasında oluşan IP adresi, tarih-saat, log, cihaz ve oturum güvenliği kayıtları.
- KİŞİSEL VERİLERİNİZİ HANGİ SÜREÇLERDE HANGİ AMAÇ VE SEBEPLERLE İŞLİYORUZ?
Yukarıda örnek olarak sayılarak kategorize edilen kişisel verilerinizin hangi süreçlerde, hangi amaçlarla ve hangi hukuki sebeplere dayanılarak işlendiği aşağıdaki tablolarda açıklanmıştır.
- Üye ve Üye Adayları Bakımından
Faaliyet Süreçleri | Veri Toplama Araçları / Yöntemleri | Veri Kategorileri | İşleme Amaçları | Hukuki Sebep |
Üyelik Başvurusunun Alınması ve Üyelik Şartlarının Değerlendirilmesi | İnternet Sitesi / Elektronik Form | Kimlik | Üyelik başvurusunun alınması; tüzükteki üyelik koşullarının değerlendirilmesi; Dernek organlarının incelemelerinin yürütülmesi; başvurunun karara bağlanması ve sonucun başvuru sahibine bildirilmesi. | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
Üyeliğe Kabul, Üye Kayıt Defteri ve Kanuni Bildirim Süreci | DERBİS / Yetkili Kamu Sistemleri | Kimlik | Üyeliğe kabul edilen kişilerin mevzuata uygun şekilde üye kayıtlarına işlenmesi; üyeliğe giriş/çıkış bilgilerinin tutulması; kanunen öngörülen üye bildirimlerinin yetkili idareye yapılması; üyelik sicilinin güncel tutulması. | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Kanunlarda açıkça öngörülmesi | |||
Giriş Ücreti, Aidat Tahakkuku ve Tahsilat Süreci | Banka / Ödeme Kanalı | Kimlik | Giriş ücreti ve yıllık aidatların tahakkuk ve tahsil edilmesi; borç durumunun takibi; alındı/dekont kayıtlarının tutulması; muhasebe ve mali raporlama işlemlerinin yürütülmesi. | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması | |||
Üye İletişimi, Duyuru, Genel Kurul Çağrısı ve Aidat Hatırlatma Süreci | E-Posta | Kimlik | Üyelere tüzük ve mevzuat kapsamındaki bildirimlerin yapılması; genel kurul çağrılarının iletilmesi; üyelik hak ve yükümlülükleri, aidatlar, faaliyetler ve üyeye sunulan imkanlar hakkında iletişim kurulması. | Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması. |
Dernek Üyeliği | Siyasi, felsefi, dini veya sendikal amaçlarla kurulan vakıf, dernek ve diğer kâr amacı gütmeyen kuruluş ya da oluşumların, tâbi oldukları mevzuata ve amaçlarına uygun olmak, faaliyet alanlarıyla sınırlı olmak ve üçüncü kişilere açıklanmamak kaydıyla; mevcut veya eski üyelerine ve mensuplarına veyahut bu kuruluş ve oluşumlarla düzenli olarak temasta olan kişilere yönelik olması | |||
Genel Kurul Toplantılarının Yürütülmesi | Katılımcı Listeleri | Kimlik | Genel kurula katılma ve oy hakkının doğrulanması; hazirun listesinin oluşturulması; toplantı, seçim, oylama, tutanak ve karar süreçlerinin yürütülmesi; mevzuat kapsamındaki bildirimlerin yapılması. | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması | |||
Üyeliğin Askıya Alınması, İstifa, Sona Erme ve Çıkarılma Süreçleri | Dilekçe / E-Posta | Kimlik | Üyelik statüsünün güncellenmesi; istifa/çıkış/askıya alma taleplerinin sonuçlandırılması; aidat ve diğer üyelik yükümlülüklerinin değerlendirilmesi; üyeliğin sona ermesine ilişkin kayıt ve bildirimlerin yapılması. | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması | |||
Disiplin, İtiraz, Şikâyet ve İç İnceleme Süreçleri | Dilekçe / E-Posta | Kimlik | Tüzük ve etik kurallara aykırılık iddialarının incelenmesi; savunma ve itiraz süreçlerinin yürütülmesi; kararların oluşturulması ve tebliği; Derneğin ve üyelerin hak ve menfaatlerinin korunması. | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması | |||
Üyelere Yönelik Destek ve Etkinlik Süreçleri | Elektronik / Basılı Form | Kimlik Finans | Üyelerin mesleki gelişiminin desteklenmesi; eğitim/mentorluk programlarının yürütülmesi; kariyer ve staj imkanlarının planlanması; başvuru ve eşleştirme süreçlerinin yürütülmesi. | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması | |||
Yetkili Kamu Kurumları ve Hukuki Süreçler | Resmî Yazışmalar | Kimlik | Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerinin karşılanması; Derneğin hak ve menfaatlerinin korunması; dava, icra, arabuluculuk ve diğer hukuki süreçlerin yürütülmesi; yasal bildirim ve denetim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi. | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması |
Dernek Üyeliği | Kanunlarda açıkça öngörülmesi |
- Etkinlik, Burs/Yardım, Gönüllülük ve Proje Katılımcıları Bakımından
Faaliyet Süreçleri | Veri Toplama Araçları / Yöntemleri | Veri Kategorileri | İşleme Amaçları | Hukuki Sebep |
Etkinlik / Eğitim Kayıt ve Katılım Süreci | Elektronik / Basılı Kayıt Formu | Kimlik | Konferans, panel, seminer, sosyal/kültürel faaliyet ve eğitimlerin planlanması; kayıt ve katılımın yönetilmesi; katılımcılarla etkinlik iletişiminin kurulması; sertifika/katılım kaydı oluşturulması. | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
Etkinlik Fotoğraf / Video Kayıt ve Tanıtım Süreci | Fotoğraf ve Video Kayıt Cihazları | Görsel ve İşitsel Kayıtlar | Etkinliğin belgelenmesi, kurumsal arşivin oluşturulması ve Derneğin faaliyetlerinin kamuoyuna duyurulması. | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
Gönüllülük, Komisyon ve Proje Katılım Süreci | Başvuru Formu | Kimlik | Gönüllü ve komisyon çalışmalarının planlanması; görevlendirme ve koordinasyonun yürütülmesi; ortak proje, yayın, araştırma ve sosyal sorumluluk çalışmalarının gerçekleştirilmesi. | İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
- Bağışçı, Sponsor, İş Birliği Tarafı ve Dernekle İletişime Geçen Diğer Kişiler Bakımından
Faaliyet Süreçleri | Veri Toplama Araçları / Yöntemleri | Veri Kategorileri | İşleme Amaçları | Hukuki Sebep |
Bağış ve Yardım Kabulü / Mali Kayıt Süreci | Banka / Ödeme Kanalı | Kimlik | Bağış ve yardımların kabulü; alındı/dekont kayıtlarının oluşturulması; muhasebe, denetim ve yasal bildirim süreçlerinin yürütülmesi; bağışçı ile gerekli iletişimin kurulması. | Kanunlarda açıkça öngörülmesi Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması |
Sponsorluk, İş Birliği ve Protokol Süreçleri | Sözleşme / Protokol | Kimlik | Sponsorluk ve iş birliği görüşmelerinin yürütülmesi; sözleşme/protokollerin hazırlanması ve ifası; ödeme, raporlama, görünürlük ve koordinasyon faaliyetlerinin yürütülmesi. | Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
İnternet Sitesi ve Elektronik Başvuru Sistemlerinin Güvenliği | İnternet Sitesi | İşlem Güvenliği | Elektronik sistemlerin güvenli ve işler şekilde çalışmasının sağlanması; yetkisiz erişim ve kötüye kullanımın önlenmesi; teknik hata ve güvenlik olaylarının tespit edilmesi. | Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması |
- KİŞİSEL VERİLERİNİZİ YURT İÇİNDE VEYA YURT DIŞINDA HANGİ ÜÇÜNCÜ KİŞİLERE HANGİ AMAÇLARLA AKTARIYORUZ?
Kişisel verilerinizi, yalnızca ilgili işleme amacının gerçekleştirilmesi için gerekli olduğu ölçüde ve KVKK’nın 8. ve 9. maddelerinde öngörülen aktarım şartlarına uygun olarak aşağıdaki alıcı gruplarına aktarabiliriz:
- Üyelik kayıt ve bildirim yükümlülüklerinin, denetimlerin ve diğer yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla İçişleri Bakanlığı/Sivil Toplumla İlişkiler birimleri ile görev ve yetkileri kapsamında diğer yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına;
- Aidat, bağış, yardım, burs, ödeme ve muhasebe işlemlerinin yürütülmesi amacıyla bankalara, ödeme hizmeti sağlayıcılarına, mali müşavir/muhasebe hizmeti sağlayıcılarına ve denetçilere;
- Hukuki danışmanlık, uyuşmazlık ve resmi başvuru süreçlerinin yürütülmesi amacıyla avukatlara, arabuluculara, noterliklere, mahkemelere ve diğer yetkili mercilere;
- İnternet sitesi, e-posta, elektronik form, veri barındırma, arşiv, SMS/e-posta gönderimi ve bilgi güvenliği hizmetlerinin sağlanması amacıyla ilgili bilişim ve altyapı tedarikçilerine;
- Etkinlik, eğitim, seyahat, mentorluk, kariyer, burs/yardım veya proje faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla ve yalnızca gerekli verilerle sınırlı olmak üzere iş birliği yapılan üniversite, baro, sivil toplum kuruluşu, etkinlik/organizasyon hizmeti sağlayıcısı, mentor, eğitimci ve proje ortaklarına;
- Üyenin veya ilgili kişinin açık talebiyle yürütülen kariyer/staj eşleştirmelerinde, aktarım için uygun hukuki şartın bulunması kaydıyla ilgili işveren veya mesleki iş birliği taraflarına.
- KİŞİSEL VERİLERİNİZİ NE KADAR SÜRE İLE SAKLIYORUZ?
Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler ile işleme amacının gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilir. Dernekler mevzuatı kapsamında defterler dışındaki alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler, özel kanunlarda daha uzun bir süre öngörülmediği sürece ilgili düzenlemelerde belirtilen süre boyunca saklanır. Saklama süresinin sona ermesi ve verinin işlenmesini gerektiren başka bir hukuki sebebin bulunmaması halinde kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
- HAKLARINIZI NASIL KULLANABİLİRSİNİZ?
KVKK’nın 11. maddesinde yer alan haklarınıza ilişkin başvuru ve taleplerinizi, başvurunun size ait olduğunun doğrulanmasına elverişli bilgi ve belgeleri gerektiğinde sunmanız ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen asgari unsurları taşımanız kaydıyla aşağıdaki yöntemlerle Derneğe iletebilirsiniz:
- Derneğin internet sitesinde yer alan “İlgili Kişi Başvuru Formu” aracılığıyla;
- Derneğin merkez adresine bizzat veya yazılı olarak başvurarak;
- Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile imzalayarak info@istanbulhukuklular.org adresine göndererek;
- Daha önce Derneğe bildirdiğiniz ve Dernek kayıtlarında bulunan elektronik posta adresinizi kullanarak info@istanbulhukuklular.org adresine göndererek.
Dernek, başvurunun niteliğine ve kullanılan başvuru yöntemine göre başvurunun ilgili kişiye ait olduğunu doğrulamak amacıyla ek bilgi talep edebilir. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.